Externer Datenschutzbeauftragter für Ihr Unternehmen
Ab 20 Personen mit automatisierter Datenverarbeitung oder bei sensiblen Kerntätigkeiten wird ein DSB zur Pflicht. Die SIKKER GmbH übernimmt diese Rolle extern: sofort verfügbar, fachkundig und ohne interne Vollzeitstelle.
Was ist ein Datenschutzbeauftragter?
Der Datenschutzbeauftragte (DSB) ist die unabhängige Kontrollinstanz für den Umgang mit personenbezogenen Daten in einem Unternehmen. Seine Aufgaben, seine Stellung und sein Schutz sind in den Artikeln 37 bis 39 der DSGVO geregelt. In Deutschland ergänzt §38 BDSG die europäischen Vorgaben um eine nationale Bestellpflicht.
Der DSB berät die Geschäftsführung, überwacht die Einhaltung der Datenschutzvorschriften und ist Anlaufstelle für Aufsichtsbehörden und betroffene Personen. Er ist dabei gesetzlich weisungsfrei und darf wegen seiner Tätigkeit nicht benachteiligt werden (Art. 38 Abs. 3 DSGVO).
Die Rolle kann sowohl intern als auch extern besetzt werden. Für viele Unternehmen ist die externe Bestellung über einen spezialisierten Dienstleister die effizientere Lösung, da sofort qualifiziertes Fachwissen zur Verfügung steht. Die Datenschutzberatung der SIKKER GmbH geht dabei über die reine DSB-Rolle hinaus.
DSB auf einen Blick
- Kurzbezeichnung: DSB (Datenschutzbeauftragter)
- Rechtsgrundlage: Art. 37-39 DSGVO, §38 BDSG
- Bestellpflicht: Ab 20 Personen mit automatisierter Datenverarbeitung (§38 BDSG)
- Aufgaben: Art. 39 DSGVO (Überwachung, Beratung, Schulung, Anlaufstelle)
- Weisungsfreiheit: Ja (Art. 38 Abs. 3 DSGVO)
- Extern besetzbar: Ja (Art. 37 Abs. 6 DSGVO)
Aufgaben des Datenschutzbeauftragten
Die gesetzlichen Kernaufgaben ergeben sich aus Art. 39 DSGVO. Drei Schwerpunkte prägen die tägliche Arbeit.
Überwachung und Beratung
Kontinuierliche Prüfung der DSGVO-Konformität und datenschutzrechtliche Bewertung neuer Geschäftsprozesse, IT-Systeme und Auftragsverarbeitungsverträge.
Schulung und Sensibilisierung
Regelmäßige Schulungen für alle Beschäftigten. Praxisnahe Sensibilisierung für Phishing, fehlerhafte Berechtigungen und den Umgang mit Betroffenenanfragen.
Behörden und Dokumentation
Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörde, Koordination bei Datenschutzverletzungen sowie Aufbau und Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten.
Datenschutzbeauftragter: Ab wann ist er Pflicht?
Die Bestellpflicht ergibt sich aus dem Zusammenspiel von DSGVO und BDSG. In Deutschland gelten strengere Schwellenwerte als in vielen anderen EU-Staaten.
§38 BDSG: 20-Personen-Schwelle
Sobald mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, muss ein DSB benannt werden. Entscheidend ist die tatsächliche Tätigkeit, nicht die Stellenbezeichnung. Auch Teilzeitkräfte und freie Mitarbeitende zählen.
Art. 37 DSGVO: Kerngeschäft
Unabhängig von der Unternehmensgröße greift die Pflicht, wenn die Kerntätigkeit in der umfangreichen, regelmäßigen und systematischen Überwachung von Personen besteht. Beispiele: Tracking-Anbieter, Auskunfteien, Gesundheitsdienstleister mit umfangreicher Patientenverwaltung.
Besondere Datenkategorien
Wer in großem Umfang besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet (Art. 9 DSGVO: Gesundheit, Biometrie, politische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit), benötigt unabhängig von der Mitarbeiterzahl einen DSB. Ebenso bei Verarbeitung von Daten über Straftaten nach Art. 10 DSGVO.
Datenschutz-Folgenabschätzung
Ist für Ihre Verarbeitungstätigkeiten eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich, besteht ebenfalls die Pflicht zur Benennung eines DSB. Gleiches gilt bei geschäftsmäßiger Verarbeitung zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung (§38 Abs. 1 BDSG).
Ein versäumter oder mangelhaft besetzter DSB zählt zu den häufigsten Beanstandungen der Aufsichtsbehörden und kann Bußgelder nach Art. 83 DSGVO nach sich ziehen. Im Zweifel lohnt sich eine Kurzprüfung: Die SIKKER GmbH klärt in einem kostenlosen Erstgespräch, ob für Ihr Unternehmen eine Bestellpflicht besteht. Weiterführende Informationen zur Datenschutzberatung finden Sie auf unserer Übersichtsseite.
DSB, ISB und Compliance-Beauftragter: Unterschiede
Die drei Rollen überschneiden sich thematisch, unterscheiden sich aber in Rechtsgrundlage, Scope und Stellung im Unternehmen.
| DSB | ISB | Compliance-Beauftragter | |
|---|---|---|---|
| Vollständiger Name | Datenschutzbeauftragter | Informationssicherheitsbeauftragter | Compliance-Beauftragter / Compliance Officer |
| Scope | Personenbezogene Daten | Alle Informationswerte | Gesamte regulatorische Konformität |
| Rechtsgrundlage | DSGVO Art. 37-39, BDSG §38 | ISO 27001, NIS-2, BSI-Grundschutz | Branchenabhängig (z.B. GwG, WpHG) |
| Weisungsfreiheit | Ja (gesetzlich geschützt) | Empfohlen, nicht gesetzlich vorgeschrieben | Branchenabhängig |
| Extern besetzbar | Ja (Art. 37 Abs. 6 DSGVO) | Ja | Ja |
| Gesetzliche Pflicht | Ja (ab definierten Schwellenwerten) | Teilweise (NIS-2, KRITIS) | Branchenabhängig |
Detaillierte Informationen zu den anderen Rollen finden Sie auf unseren Seiten zum externen Informationssicherheitsbeauftragten (ISB) und zum Compliance Management.
Externer vs. interner Datenschutzbeauftragter
Beide Modelle erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Die Entscheidung hängt von Unternehmensgröße, Branche und internen Ressourcen ab.
| Kriterium | Externer DSB | Interner DSB |
|---|---|---|
| Verfügbarkeit | Sofort, nach Vertragsschluss | Nach Recruiting und Einarbeitung |
| Fachkompetenz | Spezialisiert, branchenübergreifende Erfahrung | Muss aufgebaut und laufend aktualisiert werden |
| Weiterbildung | Im Dienstleistungsumfang enthalten | Zusätzlicher Kosten- und Zeitaufwand |
| Unabhängigkeit | Strukturell gegeben durch externe Stellung | Kann durch Betriebszugehörigkeit eingeschränkt sein |
| Kündigungsschutz | Reguläre Vertragslaufzeiten | Erweiterter Kündigungsschutz (§38 Abs. 2 BDSG i.V.m. §6 Abs. 4 BDSG) |
| Unternehmenskenntnis | Wird in der Einarbeitungsphase aufgebaut | Von Beginn an vorhanden |
Ideal für die externe Lösung
Kleine und mittlere Unternehmen, die keine eigene Datenschutzstelle unterhalten. Unternehmen, die schnell einen qualifizierten DSB benötigen. Organisationen, die Wert auf maximale Unabhängigkeit und branchenübergreifendes Fachwissen legen.
Synergien: DSB und ISB aus einer Hand
Datenschutz und Informationssicherheit greifen ineinander. Die SIKKER GmbH besetzt beide Rollen koordiniert: als externer ISB und als externer DSB. Das vermeidet Doppelarbeit, schafft einheitliche Prozesse und reduziert den Abstimmungsaufwand in Ihrem Unternehmen.
So arbeiten wir als Ihr externer DSB
Die Zusammenarbeit folgt einem strukturierten Prozess, der sich in der Praxis bewährt hat. Von der Übernahme bis zum laufenden Betrieb.
- 1
Bestandsaufnahme und Übernahme
Analyse des aktuellen Datenschutzstands: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, bestehende Richtlinien, technische und organisatorische Maßnahmen, Auftragsverarbeitungsverträge. Offizielle Benennung als DSB und Meldung an die Aufsichtsbehörde.
- 2
Datenschutz-Audit und Risikobewertung
Systematische Prüfung aller datenschutzrelevanten Prozesse. Identifikation von Lücken und Risiken. Bei Bedarf Durchführung oder Begleitung von Datenschutz-Folgenabschätzungen nach Art. 35 DSGVO.
- 3
Maßnahmenplanung und Umsetzungsbegleitung
Priorisierter Maßnahmenplan auf Basis der Audit-Ergebnisse. Unterstützung bei der Umsetzung: Richtlinien, Prozessanpassungen, Vertragsvorlagen, technische Empfehlungen. Pragmatisch und auf Ihr Tagesgeschäft abgestimmt.
- 4
Schulung und Sensibilisierung
Durchführung von Datenschutzschulungen für Mitarbeitende. Inhalte zugeschnitten auf Ihre Branche und Ihre konkreten Verarbeitungstätigkeiten. Regelmäßige Auffrischungen und anlassbezogene Kurzschulungen bei neuen Prozessen.
- 5
Laufende Betreuung und Reporting
Regelmäßige Berichte an die Geschäftsführung. Überwachung gesetzlicher Änderungen und deren Auswirkungen auf Ihr Unternehmen. Anlaufstelle für Betroffenenanfragen, Datenpannen und behördliche Anfragen. Kontinuierliche Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten.
Häufig gestellte Fragen
Ab wann brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?
Ein Datenschutzbeauftragter ist Pflicht, sobald mindestens 20 Personen in Ihrem Unternehmen regelmäßig mit automatisierter Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§38 BDSG). Unabhängig von der Mitarbeiterzahl greift die Pflicht auch, wenn Ihr Kerngeschäft in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Datenkategorien (Art. 9 DSGVO) oder in der systematischen Überwachung von Personen liegt (Art. 37 DSGVO).
Wann ist ein Datenschutzbeauftragter gesetzlich vorgeschrieben?
Die gesetzliche Pflicht ergibt sich aus zwei Rechtsgrundlagen. Art. 37 DSGVO greift bei Behörden, bei umfangreicher Verarbeitung besonderer Datenkategorien und bei systematischer Überwachung. §38 BDSG ergänzt für Deutschland die 20-Personen-Schwelle. Zusätzlich besteht die Pflicht, wenn eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich ist oder personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung verarbeitet werden.
Welche Leistungen umfasst die externe DSB-Betreuung?
Die externe Betreuung durch die SIKKER GmbH umfasst die offizielle Benennung als DSB inklusive Meldung an die Aufsichtsbehörde, Datenschutz-Audits, Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten, Mitarbeiterschulungen, Begleitung von Datenschutz-Folgenabschätzungen, Prüfung von Auftragsverarbeitungsverträgen sowie die Anlaufstelle für Aufsichtsbehörden und Betroffenenanfragen. Der konkrete Leistungsumfang wird nach einer Erstanalyse auf Ihr Unternehmen abgestimmt.
Was sind die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten?
Die Aufgaben sind in Art. 39 DSGVO definiert: Überwachung der DSGVO-Konformität, Beratung der Geschäftsführung und der Mitarbeitenden, Schulung des Personals, Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde und Anlaufstelle für Betroffenenanfragen. In der Praxis kommen die Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten, die Begleitung von Datenschutz-Folgenabschätzungen und die Prüfung von Auftragsverarbeitungsverträgen hinzu.
Kann der Datenschutzbeauftragte extern bestellt werden?
Ja. Art. 37 Abs. 6 DSGVO erlaubt ausdrücklich die Benennung eines externen Datenschutzbeauftragten auf Grundlage eines Dienstleistungsvertrags. Die externe Bestellung ist insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen sinnvoll, die keine eigene Vollzeitstelle für Datenschutz rechtfertigen können. Der externe DSB muss die gleiche Fachkunde und Zuverlässigkeit nachweisen wie ein interner.
Wie unterscheiden sich DSB und ISB?
Der Datenschutzbeauftragte (DSB) überwacht die Einhaltung der DSGVO und des BDSG mit Fokus auf personenbezogene Daten. Der Informationssicherheitsbeauftragte (ISB) verantwortet das ISMS und schützt alle Informationswerte des Unternehmens, unabhängig vom Personenbezug. Der DSB ist gesetzlich weisungsfrei (Art. 38 Abs. 3 DSGVO), der ISB handelt im Auftrag der Geschäftsleitung. Beide Rollen ergänzen sich und können von einem externen Dienstleister koordiniert besetzt werden.
Verwandte Leistungen
Der externe Datenschutzbeauftragte ist Teil eines umfassenden Beratungsangebots. Diese Leistungen ergänzen die DSB-Rolle sinnvoll.
Datenschutzberatung
DSGVO-konforme Prozesse, Datenschutzkonzepte und Audits. Die Grundlage für systematischen Datenschutz in Ihrem Unternehmen.
Mehr erfahrenCompliance Management
Strukturiertes Compliance-Management-System für die Einhaltung regulatorischer Anforderungen über den Datenschutz hinaus.
Mehr erfahrenHinweisgeberschutz
Einrichtung und Betrieb eines Hinweisgebersystems nach dem Hinweisgeberschutzgesetz. Vertraulich, rechtskonform, extern betreut.
Mehr erfahrenIhr Partner für Datenschutz
Die SIKKER GmbH unterstützt Unternehmen in ganz Deutschland als externer Datenschutzbeauftragter. Unser Team verbindet datenschutzrechtliches Fachwissen mit Praxiserfahrung aus Informationssicherheit und Compliance. DSB und ISB aus einer Hand: ein Ansprechpartner, ein Reporting, einheitliche Prozesse.
Von der Erstanalyse über die laufende Betreuung bis zur Vertretung gegenüber Aufsichtsbehörden: Wir begleiten Sie in jeder Phase. Mehr über unser Team erfahren.
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Informationssicherheit, Datenschutz & Compliance
DSB-Rolle extern besetzen
Wir prüfen Ihre Bestellpflicht, übernehmen die DSB-Rolle und sorgen für DSGVO-konforme Prozesse in Ihrem Unternehmen.
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