Meldestelle Hinweisgeberschutzgesetz: Pflicht, die funktioniert

Mit externer Unterstützung ist eine interne Meldestelle in der Regel in sechs bis acht Wochen einsatzbereit. Zu den Schritten gehören die Auswahl des Meldekanals, die Erstellung von Richtlinien und Verfahrensdokumentation, die Benennung und Schulung der Meldestellenbeauftragten sowie die technische Umsetzung. Bei Nutzung einer bereits vorhandenen digitalen Meldeplattform verkürzt sich die Umsetzungszeit deutlich.

Seit dem 17. Dezember 2023 sind alle Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet. Unternehmen ab 250 Beschäftigten unterliegen dieser Pflicht bereits seit dem 2. Juli 2023. Bestimmte Branchen, etwa der Finanzsektor, unterliegen unabhängig von der Beschäftigtenzahl der Meldepflicht.

Ja. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) schreibt die Einrichtung einer internen Meldestelle für Unternehmen ab 50 Beschäftigten verbindlich vor. Ein Verstoß gegen diese Pflicht kann mit einem Bußgeld von bis zu zwanzigtausend Euro geahndet werden. Wird eine Meldung behindert oder ein Hinweisgeber benachteiligt, drohen Bußgelder von bis zu fünfzigtausend Euro.

Unternehmen können zwischen drei Grundmodellen wählen: einer internen Meldestelle mit eigenem Personal, der Beauftragung eines externen Dienstleisters (zum Beispiel Ombudsperson) oder einer digitalen Meldeplattform. Die Modelle lassen sich kombinieren. Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten dürfen sich zudem eine gemeinsame Meldestelle mit anderen Unternehmen teilen.

Das HinSchG erfasst Meldungen über Verstöße gegen Strafvorschriften, Bußgeldvorschriften (soweit sie dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit dienen) sowie gegen bestimmte EU-Rechtsakte. Dazu gehören unter anderem Verstöße in den Bereichen Geldwäsche, Produktsicherheit, Umweltschutz, Verbraucherschutz und Datenschutz.

Die Meldestelle muss den Eingang einer Meldung innerhalb von sieben Tagen bestätigen. Innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung muss eine Rückmeldung über ergriffene oder geplante Folgemaßnahmen erfolgen. Die Dokumentation der Meldung ist drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens aufzubewahren.