Meldestelle Hinweisgeberschutzgesetz: Pflicht, die funktioniert
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet Unternehmen ab 50 Beschäftigten, eine interne Meldestelle einzurichten. Mitarbeitende und externe Personen sollen dort vertraulich und sicher Missstände melden können: Verstöße gegen Gesetze, interne Richtlinien oder ethische Standards. Wer die Meldestelle nicht einrichtet oder sie nur auf dem Papier existiert, riskiert Bußgelder und Vertrauensverlust. Genau hier setzen wir an.
Warum eine externe Meldestelle?
Eine interne Meldestelle setzt voraus, dass jemand die Hinweise entgegennimmt, prüft und bearbeitet, vertraulich, unabhängig und mit der nötigen Distanz. In kleineren und mittelständischen Unternehmen fehlt oft die personelle Kapazität oder die Unabhängigkeit, um diese Rolle glaubwürdig auszufüllen. Eine extern betriebene Meldestelle schafft Vertrauen, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen und entlastet die Organisation.
Was wir tun
Wir richten die Meldestelle für Sie ein und betreiben sie dauerhaft. Das umfasst die technische Plattform, die Bestellung eines Meldestellenbeauftragten und die laufende Bearbeitung eingehender Hinweise.
Unser Leistungsangebot im Überblick:
- Implementierung einer gesetzeskonformen Meldestelle auf Basis einer datenschutz- und zivilrechtlich geprüften Softwarelösung
- Gestellung eines Meldestellenbeauftragten für den operativen Betrieb
- Annahme und Verwaltung von Hinweisen unter Wahrung der Vertraulichkeit
- Prüfung und Vorqualifizierung: Bewertung der Hinweise auf Relevanz, Plausibilität und Schwere
- Vertrauliche Kommunikation mit Hinweisgebern über eine sichere Plattform
- Koordination der internen Untersuchungen und Einleitung notwendiger Maßnahmen
- Dokumentation und Berichterstattung: revisionssichere Aufzeichnung aller Hinweise und Maßnahmen
- Einhaltung aller Datenschutz- und Compliance-Standards gemäß DSGVO und HinSchG
Sie können wählen, ob die Meldestelle auf einer von Ihnen bereitgestellten Software oder auf unserer geprüften Lösung betrieben wird. In beiden Fällen stellen wir sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und sensible Informationen geschützt sind.
Das Ergebnis
Sie erfüllen die gesetzlichen Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes. Ihre Mitarbeitenden haben eine vertrauenswürdige Anlaufstelle für Hinweise. Missstände werden strukturiert erfasst und bearbeitet. Und Sie schaffen ein Umfeld, das Verantwortung und Transparenz nach innen und außen zeigt.
Sprechen Sie uns an. Gemeinsam finden wir die passende Lösung.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert die Einrichtung eines Hinweisgebersystems?
Mit externer Unterstützung ist eine interne Meldestelle in der Regel in sechs bis acht Wochen einsatzbereit. Zu den Schritten gehören die Auswahl des Meldekanals, die Erstellung von Richtlinien und Verfahrensdokumentation, die Benennung und Schulung der Meldestellenbeauftragten sowie die technische Umsetzung. Bei Nutzung einer bereits vorhandenen digitalen Meldeplattform verkürzt sich die Umsetzungszeit deutlich.
Wer braucht ein Hinweisgebersystem?
Seit dem 17. Dezember 2023 sind alle Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet. Unternehmen ab 250 Beschäftigten unterliegen dieser Pflicht bereits seit dem 2. Juli 2023. Bestimmte Branchen, etwa der Finanzsektor, unterliegen unabhängig von der Beschäftigtenzahl der Meldepflicht.
Ist ein Hinweisgebersystem gesetzlich vorgeschrieben?
Ja. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) schreibt die Einrichtung einer internen Meldestelle für Unternehmen ab 50 Beschäftigten verbindlich vor. Ein Verstoß gegen diese Pflicht kann mit einem Bußgeld von bis zu zwanzigtausend Euro geahndet werden. Wird eine Meldung behindert oder ein Hinweisgeber benachteiligt, drohen Bußgelder von bis zu fünfzigtausend Euro.
Welche Systemtypen für Hinweisgebersysteme gibt es?
Unternehmen können zwischen drei Grundmodellen wählen: einer internen Meldestelle mit eigenem Personal, der Beauftragung eines externen Dienstleisters (zum Beispiel Ombudsperson) oder einer digitalen Meldeplattform. Die Modelle lassen sich kombinieren. Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten dürfen sich zudem eine gemeinsame Meldestelle mit anderen Unternehmen teilen.
Was kann über ein Hinweisgebersystem gemeldet werden?
Das HinSchG erfasst Meldungen über Verstöße gegen Strafvorschriften, Bußgeldvorschriften (soweit sie dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit dienen) sowie gegen bestimmte EU-Rechtsakte. Dazu gehören unter anderem Verstöße in den Bereichen Geldwäsche, Produktsicherheit, Umweltschutz, Verbraucherschutz und Datenschutz.
Welche Fristen gelten nach dem Hinweisgeberschutzgesetz?
Die Meldestelle muss den Eingang einer Meldung innerhalb von sieben Tagen bestätigen. Innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung muss eine Rückmeldung über ergriffene oder geplante Folgemaßnahmen erfolgen. Die Dokumentation der Meldung ist drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens aufzubewahren.
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Drei Leistungen für Ihr Hinweisgebersystem:
- Beratung: Auswahl des passenden Modells (intern, extern, digital) und Prüfung Ihrer bestehenden Prozesse.
- Aufbau: Einrichtung der Meldestelle, Richtlinien, Schulung der Meldestellenbeauftragten.
- Betrieb: Übernahme als externe Meldestelle, Fallbearbeitung und gesetzeskonforme Dokumentation.
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