Management-Tool für Ihre Datenschutzdokumentation

Zentrale Erfassung, nachvollziehbare Dokumentation und jederzeit belegbare Compliance. Unser Management-Tool bündelt die Pflichten der DSGVO in einer Oberfläche und macht den Umsetzungsstand in Echtzeit sichtbar.

Demo anfragen Module im Überblick

Datenschutzdokumentation, zentral gesteuert

Datenschutz ist Dokumentationspflicht. Wer Verfahren, Verträge, Maßnahmen und Vorfälle in getrennten Dateien führt, verliert schnell den Überblick. Unser Management-Tool fasst diese Dokumente in einer Anwendung zusammen und verknüpft sie miteinander, sodass Zusammenhänge nachvollziehbar bleiben.

Über ein zentrales Dashboard sehen Sie jederzeit, welche Bereiche vollständig dokumentiert sind und wo Handlungsbedarf besteht. Fachabteilungen, IT und Datenschutzbeauftragter arbeiten auf derselben Datenbasis.

Das Tool auf einen Blick

Einsatzbereich: Datenschutz- und Compliance-Dokumentation
Bereitstellung: Webbasiert, browserzugriff
Technische Basis: OneSense Database
Hosting: Rechenzentrum in Deutschland
Skalierbarkeit: Vom Mittelstand bis zum Konzern
Regulatorischer Bezug: DSGVO, BDSG

Module des Management-Tools

Die Module orientieren sich an den zentralen Anforderungen der DSGVO. Sie decken den gesamten Dokumentationszyklus ab, vom Verarbeitungsverzeichnis bis zum Vorfallsmanagement.

Verarbeitungsverzeichnis (VVT)

Erstellung und Pflege von Verzeichnissen der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO, inklusive integriertem Löschkonzept.

Einwilligungsprüfung

Dokumentation, Nachweis und Bewertung von Einwilligungen auf Rechtskonformität.

Auftragsverarbeitung (AVV)

Pflege der Auftragsverarbeitungsverträge und Nachweis der datenschutzrechtlichen Konformität Ihrer Dienstleister.

Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)

Rechtskonforme Durchführung und Dokumentation der DSFA bei risikobehafteten Verarbeitungen nach Art. 35 DSGVO.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Erfassung, Dokumentation und regelmäßige Evaluierung Ihrer TOM nach Art. 32 DSGVO.

Sicherheitsvorfälle

Strukturierte Erfassung und Analyse von Sicherheitsvorfällen und Schutzverletzungen zur Risikominderung und Meldung nach Art. 33 DSGVO.

Patchmanagement

Dokumentation und Verfolgung von Systemaktualisierungen als Teil der technischen Sicherheitsmaßnahmen.

Zentrales Dashboard

Sofortige Übersicht über den Datenschutzstatus: umgesetzte Maßnahmen, offene Punkte und anstehende Prüfungen auf einen Blick.

Vorteile im Überblick

Das Management-Tool löst das Grundproblem verteilter Dokumentation: Aufwand, Transparenz, Rechtssicherheit und Zusammenarbeit laufen in einer Anwendung zusammen.

Zeitersparnis

Formulare, Vorlagen und verknüpfte Datensätze reduzieren den Aufwand für Erstellung und Pflege der Dokumentation deutlich.

Transparenz

Alle Datenschutzaktivitäten an einer Stelle, mit Versionshistorie und jederzeitigem Zugriff für berechtigte Rollen.

Rechtssicherheit

Nachweisbare DSGVO-Compliance gegenüber Aufsichtsbehörden. Das minimiert das Risiko von Verstößen und Bußgeldern.

Kollaboratives Arbeiten

Datenschutzbeauftragte, Fachabteilungen und IT arbeiten auf derselben Datenbasis, mit klar geregelten Verantwortlichkeiten.

Technische Grundlage: OneSense Database

Das Management-Tool setzt auf OneSense auf, ein webbasiertes System für spezialisierte Geschäftsanwendungen. Es ist auf Nachvollziehbarkeit, Sicherheit, Datenschutz und Compliance ausgelegt und für den professionellen Einsatz konzipiert.

Dazu gehören Workflow-Funktionen, Berichts- und Auswertungsmechanismen sowie Integrationswerkzeuge. Das Tool läuft im Browser, ohne dass Sie zusätzliche Administrations-Software betreiben müssen.

Warum das relevant ist

Versionierung und Audit-Trail für alle Änderungen
Rollen- und Rechteverwaltung für verteilte Teams
Workflow-Unterstützung für Prüf- und Freigabeprozesse
Berichte und Auswertungen für die Management-Bewertung
Hosting in einem deutschen Rechenzentrum

Häufig gestellte Fragen

Welche Module umfasst das Management-Tool?

Das Tool deckt die zentralen Pflichten der Datenschutzdokumentation ab: Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten mit integriertem Löschkonzept, Einwilligungsprüfung, Auftragsverarbeitung, Datenschutz-Folgenabschätzungen, technische und organisatorische Maßnahmen, die Erfassung von Sicherheitsvorfällen sowie die Dokumentation des Patchmanagements. Ein Dashboard zeigt jederzeit den aktuellen Umsetzungsstand.

Für welche Unternehmensgrößen eignet sich das Tool?

Das Management-Tool ist skalierbar. Kleine Unternehmen nutzen es für eine schlanke, rechtskonforme Dokumentation. Größere Organisationen steuern damit verteilte Verantwortlichkeiten über Fachabteilungen, IT und Datenschutz hinweg. Die Oberfläche passt sich individuellen Rollen- und Rechtekonzepten an.

Wie wird das Tool bereitgestellt?

Das Tool basiert auf der OneSense Database, einem webbasierten System für Geschäftsanwendungen mit Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Sicherheit und Compliance. Der Zugriff erfolgt über den Browser, ohne zusätzliche Administrationswerkzeuge. Hosting und Datenhaltung erfolgen in Deutschland.

Lässt sich das Tool in bestehende Systeme integrieren?

Ja. Das Tool bietet Schnittstellen für den Datenaustausch mit vorhandenen IT-Systemen. Konkrete Integrationen stimmen wir im Rahmen der Einführung ab. Für komplexere Anbindungen, etwa an ein ISMS oder ein zentrales Ticketsystem, sprechen Sie uns bitte direkt an.

Wie startet die Einführung des Management-Tools?

Der erste Schritt ist eine Demo: Wir zeigen Ihnen die Module an einem konkreten Beispiel und klären, welche Dokumentationslücken Ihr Unternehmen schließen möchte. Auf Basis dieser Erstanalyse legen wir den Einführungsumfang, Rollen und den Zeitplan gemeinsam fest.

Management-Tool kennenlernen

Wir zeigen Ihnen in einer kurzen Demo, wie das Tool in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden kann und welche Module für Ihre Ausgangslage sinnvoll sind.

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